İş emirleri, bakım yönetiminin temelidir. Ne yapacağınızı planlamanız ve nasıl yapıldığını takip etmenizdir. Bakım operasyonlarınızı iyileştirmek istiyorsanız kendinize “Daha iyi iş emri yönetimi sağlamak için ne yapabilirim?” diye sormanız gerekir.
Genellikle, daha iyi olmanın anahtarı sadece hatalardan kaçınmaktır. Mümkün olduğunca çabuk arabanızda bir yere varmanız mı gerekiyor? Daha hızlı sürmeniz yardımcı olur, ancak yanlış yola sapmadan kaçınmak daha fazla işinize yarar.
Bakım iş akışlarıyla mümkün olan en düz çizgilerde ilerlemek istersiniz, her hata yaptığınızda, düzeltmek için geri dönmeniz, zaman kaybetmeniz ve verimliliği öldürmeniz gerekir.
Biraz planlama ve iyi bir CMMS yazılımı yardımıyla, bu beş yaygın iş emri hatasını önleyebilir ve verimli varlık ve bakım yönetimine çok daha hızlı ulaşabilirsiniz.
1. İş emrine tüm doğru isimleri eklemeyi unutmak
İsimler olmadan, işin neden yapıldığını, yapmaktan kimin sorumlu olduğunu, kapanmadan önce kimin tamamlaması gerektiğini ve en sonunda, kimin övgüyü hak ettiğini bilmek imkansızdır. Ya da en kötü senaryoda, kimin sorumlu tutulması gerektiği bilemezsiniz.
Geri çekilin, tüm iş akışını düşünün ve ardından dahil olmanız gereken yol boyunca tüm kişilerin adlarını eklemeye başlayın. Temel bilgilerle, görevlere atanan teknisyen veya elemanlarla başlayın. Genellikle, iş emrini kapatmaktan da onlar sorumludur, ancak işi önce başka birinin tamamlaması gerekiyorsa, onları da listenize dahil edin. Çalışma üçüncü taraf satıcıları içeriyorsa, bunları listeye ekleyin.
Modern bir CMMS çözümü, iş emrine dahil ettiğiniz kişilere doğrudan bildirimler göndererek ad eklemeyi bir adım daha ileri götürür. Bir bakım talebi onaylanır onaylanmaz başlar ve talepte bulunan kişiye bir onay e-postası gönderilir. Ardından CMMS, teknisyene görev atadığınızı bildiren bir bildirim gönderir. Bir bakım uygulamasıyla CMMS, anında bildirimleri doğrudan mobil cihazlara gönderir. Teknisyenlerin e-postalarını kontrol etmesini beklemek zorunda kalmazsınız.
2. Bir iş emrinde önemli tarihlerin eksik olması
İyi bakım yönetimi, genellikle önceliklerin dengelenmesine bağlıdır. Bakım yöneticilerinin bunu yapmasının ana yollarından biri, görev tarihlerini değiştirmektir. Bu öğleden sonra için planlanmış bir varlık incelemeniz olabilir, ancak öğle yemeğinde isteğe bağlı bir iş emri oluşturulduğunda, PM’yi yeniden planlayabilmeniz gerekir. İş emirlerinizde önemli tarihler bulunmadığında, programınızı etkili bir şekilde ayarlama yeteneğinizi kaybedersiniz.
Ama sadece ileriye bakmaktan daha fazlasını yapmalısınız. En önemli bakım metriklerinin ve KPI’ların çoğu tarihlere odaklanır. Örneğin, MTTR, MTBF ve MTTF, tümü zamana dayalıdır. Vadesi geçmiş PM’lerin yüzdesi, önleyici bakım programlarını izlemek için büyük bir orandır. Geriye bakmak ve operasyonlarınızın nasıl yürüdüğünü gerçekten anlamak istiyorsanız, iş emirlerinizin üzerinde tarih olması gerekir.
Modern CMMS yazılımı, işin çoğunu sizin için otomatik olarak yaptığı için bunu çok daha kolaylaştırır. Yeni bir isteğe bağlı iş emri oluşturup atadığınızda tarihler dahil edilir ve birçok önleyici bakım iş emri, sizin kontrol ettiğiniz bir programa göre otomatik olarak oluşturulur. Diğerleri sayaç tabanlı PM’lerdir, ancak yine de oluşturuldukları tarihe sahiptirler. Yazılım ayrıca kapanış tarihlerini otomatik olarak kaydeder.
3. Bir iş emrindeki varlıklarla ilgili kritik bilgileri dışarıda bırakmak
Teknisyenler tam olarak hangi varlığın çalışması gerektiğinden emin değillerdir. İsteğe bağlı iş emirleri için bu genellikle daha az sorun yaratır. Çünkü hangi ekipmanın arızalı olduğu aşikardır. Ancak durum her zaman böyle değildir ve PM’lerde özellikle doğru varlığı bulmak zor olabilir. Örneğin, çatıda yan yana üç özdeş AC ünitesi varsa, teknisyenler hangisinin denetim için planlandığını bilmekte zorlanırlar.
Varlık veya ekipmanla ilgili onu yakındaki benzer varlıklardan ayıran temel bilgileri dışarıda bırakmayın. Buna örnek seri numaralarını verebiliriz.
En etkili yollardan biri, varlıklarınız ve ekipmanlarınız üzerinde barkod etiketleri kullanmaktır. Teknisyenler daha sonra kapsamlı varlık verilerine erişmek için mobil cihazlarını kullanarak kodları hızla tarayabilir. En önemlisi, açık iş emirleri için bir varlığı kontrol edebilirler. Çatıda bu üç AC ünitesi olması durumunda, teknisyen açık PM’ye sahip olanı bulana kadar her birini hızlıca tarayabilir.
4. Bir iş emriyle ilgili SÇP’ler ve en iyi uygulamalar hakkında kritik bilgileri dışarıda bırakmak
Teknisyenler üzerinde çalışmak için doğru varlıkları bulsalar bile, ne yapacaklarından emin değiller. İş emirleri, standart işletim prosedürleri ve en iyi uygulamalar hakkında yeterli bilgi içermediğinde, işi tamamlayan teknisyenler de dahil olmak üzere bir dizi sorunla karşılaşırsınız:
- Yanlış müdahale,
- Verimsiz müdahale,
- Tutarsız müdahale,
- Tehlikeli müdahale.
Ve sadece biri değil. her seferinde aynı anda dördü de olabilir. Teknisyenler bir görevi nasıl tamamlayacaklarını bilmediklerinde, bazen sadece onu çalıştırmaya çalışırlar ve işlerin en iyi nasıl yapılacağına dair tahminleri çoğu zaman yanlış olabilir. Doğru tahmin etseler bile, olması gerekenden çok daha uzun sürer. Tahmin etmek zaman alır. İyi bir teknisyenin, deneyimle desteklenen deneme yanılma yoluyla bir çözüme yönelik çalışma konusunda uzman olduğu doğrudur, ancak izleyecekleri mükemmel bir süreç varken, onların buna güvenmelerini istemezsiniz. Tahminle ilgili diğer sorun, herkesin bunu farklı şekilde yapmasıdır. Artık herkesin düzeltmelerini anında yaptığı ve tutarsız çalışmaya yol açan bir teknisyen ekibiniz var.
Ve kesinlikle en kötü durum senaryosu, teknisyenlerin kendileri ve daha sonra varlıklar ve ekipmanla çalışan insanlar için tehlikeli şekillerde çalışmasıdır. Örneğin, birçok kuruluş COVID-19’un yayılmasıyla mücadele etmek için yeni PM programları oluşturuyor. İnsanlardan kritik bir projede yeni ürünler ve süreçlerle çalışmalarını istediğinizde, onları ve kendinizi net talimatlarla korumanız gerekir.
İş emirlerinize mümkün olduğu kadar çok bilgi ekleyin. Teknisyenleri iyi çalışmak için ihtiyaç duydukları her şeyle destekleyin. İyi bir CMMS çözümü, aşağıdakiler dahil birçok bilgi eklemenize olanak tanır:
- Kapsamlı varlık verileri
- Adım adım talimatlar
- Özelleştirilebilir kontrol listeleri
- Dijital görüntüler, İşletme ve Bakım kılavuzları ve şemalar
- Etkileşimli site haritaları ve kat planları
- Güvenlik bilgileri ve tehlike uyarıları
Modern bir CMMS çözümüyle, iş emirlerine hızla bilgi eklemek için şablonları kullanabileceğinizi unutmayın. Her şeyi bir kez girdikten sonra, hızlı bir şekilde geri çağırabilir ve kullanabilirsiniz. Yazılım, iş emirlerine çok sayıda bilgi eklemeyi mümkün kılıyor ve aynı zamanda hızlı ve kolay hale getiriyor.
5. İş emirleri için CMMS yazılımı yerine kağıt veya elektronik tabloların kullanılması
Kağıt tabanlı yöntemlerle veri kaybetmek kolaydır. Çünkü genellikle tek bir kağıda karalanmış yalnızca bir kopya vardır. Fişi yanlış yerleştirin, tüm verileri kaybedin. Hesap tablolarının tam tersi bir sorunu vardır; hızla sürümlere dönüşen kopyalar oluşturmayı çok kolaylaştırırlar.
Bu geleneksel iş akışını düşünün. Masaüstünüzde bir iş emri yaratırsınız ve onu atamanız gerektiğinden, onu bir e-postaya ekler ve bir teknisyene gönderirsiniz. Şimdi dosyanın bir kopyasına sahiptirler, tek yumurta ikizi gibi. Ancak herhangi bir değişiklik yaptıkları, yorum ekledikleri veya kapattıkları anda dosyalar farklılaşır. Onlar artık kopya değildir; farklı versiyonlarıdır. Her iş emri gönderildiğinizde ve değiştirildiğinizde, yeni bir versiyonunuz olur. Veriler çoğalır, ama hepsi bağlantısızdır. Ve kimse başka birinin neye sahip olduğunu, hangi verileri gördüklerini bilmez.
Modern iş emri yazılımı bu sorunları, merkezi bulut yapıda bir veritabanıyla çözer. Artık verilerin sonsuz kağıt parçaları veya elektronik tablo dosyaları arasında bölünmesi yerine, her şey yazılım sağlayıcının bunları koruduğu ve yedeklediği tek bir yerdedir. CMMS bunu gerçek zamanlı olarak güncel tutar, böylece herkes aynı verilere bakar. Bir teknisyen bir iş emrini kapatır kapatmaz, bakım ekibindeki herkes güncellenmiş bilgileri görebilir.
Sonraki adımlar
5 İş Emri Hatası konusunda yeterli bilgiyi aldınız mı?
repairist, size yardımcı olmak için burada. İş Emri Hatası hakkındaki sorularınızı yanıtlayabilir, yazılımın temel özellikleri ve faydaları hakkında bilgi verebilir, repairist demosuna ulaşmanıza ve hatta ücretsiz bir deneme almanıza yardımcı olabiliriz.
