Tesis Yönetim Yazılımı

Tesis Yönetim Yazılımı Nedir?

Tesis yönetimi, binaların ve altyapının günlük operasyonlarının sorunsuz, güvenli ve sürdürülebilir bir şekilde çalışmasını sağlayan araçlar ve hizmetlerdir. Kapsamlı tesis yönetim yazılımı, kuruluşların tüm onarım ve bakım programlarını web tabanlı bir gösterge panosundan yönetmelerini sağlar. Bu tür bir yazılım, işletmelerin binalarını, varlıklarını ve bina sakinlerini daha verimli ve etkili bir şekilde yöneterek zamandan ve paradan tasarruf etmelerine yardımcı olmak için tasarlanmıştır.

Sağlam bir tesis yönetimi platformuyla, çok tesisli tesis yöneticileri, varlık yönetimi, ticari yüklenici kaynak bulma ve uyumluluk, iş emri yerine getirme, önleyici bakım planlaması, faturalama ve veri analitiği dahil olmak üzere devam eden bakım ve onarımla ilgili bir dizi işlevi gerçekleştirebilir. Doğru araçlar, bakım ekiplerinin alan kullanımını takip etmesine, zaman içindeki harcama modellerini analiz etmesine, enerji verimliliğini artırmasına ve maliyetleri düşürmesine olanak tanırken, bunların hepsini hizmet sağlayıcılar ve dahili paydaşlarla iletişimi geliştirir.

Tesis Yönetimi Neden Önemlidir?

Tesis yönetimi, bir işletmenin iyi yağlanmış bir makine gibi çalışması için gereken hayati bir parçadır. Tesisinizin aşağıdaki yönlerini etkiler:

•     Çalışan verimliliği
•     Enerji verimliliği
•     Maliyet azaltma
•     Sürdürülebilirlik
•     Teknoloji optimizasyonu
•     Ölçeklenebilirlik
•     Otomasyon yetenekleri
•     Çalışan deneyimi

Tesislerinin sahibi ve işletmecisi olan işletmeler için, güçlü tesis yönetimi, çalışanlarınızın, ihtiyaç duydukları güvenli ve rahat iş yeri ile birlikte işlerini yapmalarını sağlayan işlevsel donanıma sahip olma olasılığının daha yüksek olmasını sağlar. Tesis yönetiminiz de kârlılığınızı daha doğrudan etkileyerek maliyetli onarımları ve değiştirmeleri önlemenize veya geciktirmenize, enerji verimliliğini koruyarak enerji maliyetlerinizi düşük tutmanıza ve daha pek çok şeye olanak tanır. Tesisleri kiracıları veya müşterileri için kiralayan ve yöneten işletmeler için tesis yönetimi, sözleşmelerinizi sürdürmenize ve işinizi büyütmek için olumlu bir itibar oluşturmanıza olanak tanır.

Tesis Yöneticisi Ne Yapar?

Tesis yöneticileri birçok unvana sahip olur ve sorumluluklarını takımlara böler. Genel olarak, bir tesis yöneticisi binayı, varlıklarını ve mekanik işlemlerini sürdürür.

Bu, ticari gayrimenkul binalarına kıyasla sahibi tarafından kullanılan binalarda farklı görünür. İşletmeniz faaliyet gösterdiğiniz binaya sahipse, tesis yöneticiniz binanın tüm sistemlerini ve bina içindeki tüm mekanik ihtiyaçları denetler. İşletmeniz tesisinizi kiralarsa, tesis yöneticiniz sadece işletmenizin bina içindeki mekanik ihtiyaçlarından sorumlu olacaktır. Binanın sistemleri ve dış kısımları, bunun yerine ev sahibinizin mülk yöneticisi tarafından yönetilecektir.

Günlük olarak, tesis yöneticileri aşağıdaki görevlerden sorumludur:

•     Sürdürülebilirlik planlamak
•     Önleyici bakım planlamak
•     Bina sistemleri ve/veya ekipmanları için onarımları koordine etmek
•     İşyeri güvenliği için stratejiler oluşturmak ve uygulamak
•     Yasal olarak gerekli denetimleri planlanmak ve tamamlanmak
•     Tesis temizliğine dikkat etmek
•     Afet azaltma planlamak

Tesis yöneticisinin işi çeşitli ve karmaşıktır. Bu da tesis yönetimi yazılımını, temel ihtiyaçlarınızın üstünde kalmak için hayati bir araç haline getirir.

Tesis Yönetiminin Temel Faydaları

Sağlam bir platform, tüm konumlarda 7/24 marka desteği sağlamak için gerekli bir dizi görevi kolaylaştırır. Aynı zamanda bakım maliyetleri ve kaynak tahsisine ilişkin stratejik bilgiler sağlar. Tesis yönetimi yazılımının temel faydaları arasında, kolay fatura işlemleri ve ödeme işleme bulunur. İş emri yönetimine yönelik gelişmiş görüntüleme ve tesis verilerine daha fazla erişim yer alır.

Onarım ve Bakım Yönetimi

Herhangi bir tesis yönetim ekibinin birincil sorumluluğu, gerekli bakımın proaktif bir şekilde planlanmasını içerir. Varlıkları optimum çalışma koşullarında tutmaktır. Doğru yazılım, hareket halindeyken iş emirlerini göndermeyi, durumlarını takip etmeyi ve tamamlanmasını sağlamayı kolaylaştırır.

Parça ve Tedarik Yönetimi

Tesis yönetimi yazılımı, işletmelerin onaylı ve sözleşmeli malzemeleri satın alabilecekleri, kullanımı kolay bir mekanizma sağlar. Bu satın alma işlemleri üzerinde kontrolü sürdürmek, işletmelerin paradan tasarruf etmesini sağlar. Kaliteyi sağlamasına, siparişi kolaylaştırmasına ve garantileri takip etmesine yardımcı olur.

Uzlaşma/Ödeme İşlemleri

Tesis yönetimi yazılımı kullanarak, yüklenici faturaları çevrimiçi olarak gönderir. Sözleşmeli oranlara ve geçerli satış vergilerine göre doğrular. Defteri kebir işleme için kodlar ve üçüncü taraf muhasebe sistemlerine bağlar.

Varlık Yönetimi

Tesis yönetim yazılımı, çalışma geçmişi ve bakım kayıtları dahil olmak üzere tüm ekipmanları not eder. Konumların kapsamlı bir kaydının saklanabileceği tek bir platform sağlar. Bu, ekipman garantilerinin, zorunlu denetimlerin ve planlı bakımın etiketlenmesini, yönetilmesini ve izlenmesini basitleştirir.

Teklif Yönetimi

Çoğu tesis yönetim platformu, FM’lerin bir veya daha fazla yükleniciye kolayca Teklif Talebi göndermesini sağlar. RFP durumunu izlemesine ve sözleşmeleri hızlı bir şekilde kabul etmesine yarar. Ayrıca imzalamasına olanak tanıyan dijital RFP yönetimi sunar.

Çağrı Merkezi Erişimi

Tesis yönetim yazılımı, genellikle 7/24 iş emri gönderimleri için çağrı merkezi erişimi içerir. Bu, gerektiğinde yüklenici performansının ve yeniden görevlendirmenin zamanında yapılmasını sağlar. Zamana duyarlı hizmet taleplerinin resmi olarak takip edilmesine olanak verir.

Önleyici ve Planlı Bakım

Önleyici bakım, R&M maliyetlerini düşük tutmanın anahtarıdır. Bulut ve SaaS tarafından sağlanan tesis yönetimi yazılımı, temeldeki BT platformundan bağımsız olarak çalışır ve şirket çapında sistem güncellemelerine veya değişikliklerine kolayca uyarlanabilir.

Tesis Yönetim Yazılımı Özellikleri

• Basitleştirilmiş İş Emri Yönetimi – Lokasyon personeli tesis bakım hizmeti taleplerini doğrudan sisteme girebilir; iş emirleri daha sonra uygun, önceden onaylanmış oranlarda uygun yükleniciye yönlendirilir.
• Personel Desteği – Devam eden çözüm yükseltmeleri ve bakımı, yükleniciye ve sahaya özel konuma yerleştirme ve kuruluşunuz büyümeye devam ederken ölçeklenebilirlik için deneyimli personelden bire bir destek.
• Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) Platformu – Sürekli güncellenen, bulut tabanlı tesis yönetim sistemi, maliyetli yazılım yüklemelerini ve yükseltmelerini ortadan kaldırır. Ek donanımları destekleme yükünü ortadan kaldırır; bunların tümü toplam sahip olma maliyetini önemli ölçüde azaltır. 
• Harcama Analizi – Harcama verileri ve analizlerini, okunması kolay gösterge tablosu grafiklerinde gerçek zamanlı görüntüler. Geçmiş verileri görüntüleyin, eğilimleri ve aykırı değerleri belirleyin. Hedeflere ve sektör standartlarına göre kıyaslama yapın ve gelecekteki harcamaları tahmin edin.
• Üçüncü Taraf Entegrasyonları – Üçüncü taraf muhasebe ve ödeme sistemleri gibi diğer kurumsal platformlara kolayca bağlanır. Veri giriş hatalarını en aza indirir ve ödeme ve denetim süreçlerini kolaylaştırır.
• Yüklenicilere Kolayca Kaynak ve Kimlik Bilgileri – Yüklenici iletişim ve ödeme bilgilerini sürdürmek ve güncellemek için basit, otomatik süreçlerin keyfini çıkarın. Sigorta ve sertifikaları izleyin.

Tesis Yönetimi Hakkında SSS

CMMS, iş emri sürecini otomatikleştirerek, önleyici bakımı kolaylaştırarak ve tesis performansı ve harcaması hakkında çok sayıda değerli veri sağlayarak onarım ve bakım programlarını kolaylaştırmak için tasarlanmıştır.

Elbette tesis yönetimi söz konusu olduğunda her işletmenin farklı ihtiyaçları vardır . Bir FM yazılım çözümünü uygulamadan önce işletmeler aşağıdaki soruları dikkate almalıdır:

Tesis Yönetim Yazılımı Çeşitleri Nelerdir?

Bugün piyasada birkaç tür tesis yönetimi yazılımı vardır. Bilgisayar Destekli Tesis Yönetimi anlamına gelen CAFM yazılımı, tesis yöneticilerine fiziksel alanlar ve iş yerleri hakkında izleme, yönetim, planlama ve raporlama gibi idari yetenekler sunar. CAFM yazılımı, öncelikle FM ile ilgili ekipman, harcamalar ve faaliyetler için bir veri tabanı görevi görür ve genellikle BIM veya CAD işlevselliğini içerir.

CMMS (Bilgisayarlı Bakım Yönetim Yazılımı), CAFM yazılımıyla aynı özelliklerin çoğunu içeren ancak bir şirketin bakım planlamasına ve uygulamasına biraz daha derin bir bakış sağlayan başka bir tesis yönetimi yazılımı türüdür. CMMS yazılımı , otomatik bakım planlama ve izleme yetenekleri içerebilir; özellikle önleyici bakıma yöneliktir.

Tesis Yönetimi Yazılımı İşletmelerin Maliyetleri Azaltmasına Nasıl Yardımcı Olur? 

Bir yazılım platformu uygulamak, tesis yönetimi harcamalarını azaltmanın en hızlı yollarından biridir. Hataya açık, verimsiz bir kalem-kağıt sisteminden dijital ve otomatik bir platforma geçmek firmanız için iyidir. İş emri yönetimine ayrılması gereken kaynakları azaltıp ekiplerin bunun yerine ileriye dönük, tedbirlere odaklanmasını sağlar. Ayrıca, gelişmiş analitiklere erişim, aşırı harcama kalıplarını ve temel iyileştirme alanlarını saptamayı kolaylaştırır, böylece bunları hızla ele alır ve tersine çevirir.

Tesis yönetimi yazılımı ayrıca, işletmelerin R&M harcamalarında şeffaflığı geliştirmelerine yardımcı olmak için üçüncü taraf finansal sistemlerle bütünleşir ve zaman alıcı manuel veri girişi sürecinden kaçınır. İşletmeler, yıllık metrekare başına maliyet, kullanıcı başına, işyeri başına gibi değerli birçok ilgili rapora erişir. Bu veriler, tesis ekiplerinin iyileştirilmesi gereken alanları belirlemesini sağlar. Maliyetleri stratejik olarak azaltmak için çözümler bulmasına yardımcı olur.

Son olarak, doğru yazılım, işletmelerin önleyici bakım programlarını yürürlüğe koymasını kolaylaştırır.

Önleyici bakım, işletmenin her yıl yaşadığı arıza ve acil onarım sayısını azaltarak para tasarrufu sağlar. Garanti sızıntısını ve gereksiz ekipman değişimlerini de önler. Otomatik bir önleyici bakım programı uygulandığında, varlıklar daha uzun süre dayanacak ve genel bakım harcamaları büyük ölçüde azaltılacaktır.

Tesis Yönetim Yazılımının Yatırım Getirisi nedir?

Tesis yönetim yazılımı, özellikle tesis programları daha önce kalem-kağıt üzerinde çalıştırılan çok konumlu işletmeler için tipik olarak güçlü bir yatırım getirisine sahiptir. Çoğu zaman, yalnızca elektronik ödeme işlemine geçerek sağlanan tasarruflar aslında yazılımın maliyetini dengelemek için yeterlidir.

Tesis yönetimi yazılımı için potansiyel yatırım getirisini tahmin etmek için basit matematik gerekir. Toplam yıllık bakım giderinizi, yazılım uygulamasının bir sonucu olarak beklenen toplam yıllık tasarruf yüzdesiyle çarpın. Bu değer aslında toplam yıllık verimlilik tasarruflarınızı temsil eder. Toplam yıllık yatırım getirisi tasarrufunu belirlemek için, FM yazılımının maliyetini toplam yıllık verimlilik tasarrufundan çıkarın.

Tesis yönetiminin rolü nedir?

Tesis yönetiminin rolü, devam eden bakım ve onarım, varlık yönetimi, ticari yüklenici kaynak bulmaktir. Uyumluluk, iş emrinin yerine getirilmesi, önleyici bakım planlaması, faturalandırma ve veri analitiği görevleridir. Tesislerin operasyonlarıyla ilgili bir dizi işlevi destekler.