Bakım Yönetiminde İş Emirleri

Bakım Yönetiminde İş Emirlerinin Kritik Rolü

Ortalama bir bakım departmanı, her hafta yaklaşık 45 iş emri işler. Bu, yılda 2.200’den fazla iş emri ya da her dört saatte bir yeni bir talep anlamına gelir. Bu iş emirlerinin işletmeniz üzerindeki etkisi büyüktür ve operasyonel verimliliği korumada kritik bir rol oynarlar.

Ancak, iş emirleri genellikle potansiyellerini tam olarak ortaya çıkarmak için gereken dikkati görmezler. Planlı bakım yüzdesi gibi geleneksel iş emri ölçümleri, bakım ekipleri için faydalı olur, ancak iş emirlerinin iş üzerindeki daha geniş etkisini tam olarak yansıtmazlar. Sonuç olarak, birçok şirket, doğru kişileri işe alıp almadığını, sermaye harcamaları hakkında doğru kararları verip vermediğini ve müşterilerine doğru taahhütlerde bulunup bulunmadığını anlamakta zorlanır çünkü işlerin doğru yapılıp yapılmadığına dair bir fikirleri yoktur.

İş emirlerine bakış açımızı değiştirme zamanı geldi. Onları yalnızca yapılacaklar listesindeki bir görev olarak görmek yerine, topluca analiz edildiğinde insan davranışı, varlık performansı, süreçler ve daha fazlası hakkında değerli bilgiler sunan stratejik araçlar olarak kabul etmeliyiz.

Kötü İş Emri Yönetiminin İşletme Riskleri

Etkisiz iş emri süreçleri, küçük bakım sorunlarının büyük problemlere dönüşmesine yol açar. Örneğin, bir şirket, zayıf iş emri uygulamaları nedeniyle önemli envanter tutarsızlıkları ve gereksiz masraflar yaşadı.

Bir başka organizasyon, çalışanların vardiyalarının sonunda neredeyse bir saatini ayrıntılı notlar yazmakla geçirmesi gibi benzer zorluklarla karşılaştı. Bu zaman alıcı süreç, yalnızca bir sonraki vardiyanın başlamasını geciktirmekle kalmadı, aynı zamanda işletme genelinde verimsizliklere de yol açtı.

Bu örnekler, kötü iş emri yönetiminin bir organizasyon genelinde nasıl bir domino etkisi yaratarak atölye dışında da sorunlara neden olabileceğini göstermektedir.

Yanlış Kayıtların ve Envanter Yönetiminin Sonuçları

Finans, satın alma ve bakım gibi departmanlar farklı bilgi setleriyle—ya da hiç bilgi olmadan—çalıştıklarında, çeşitli sorunlar ortaya çıkabilir:

• Artan işletme maliyetleri ve azalan verimlilik: Gerekli yedek parça eksikliği, plansız duruşlara neden olabilirken, fazla envanter kaynakları bağlayarak maliyetleri artırır.
• Hatalı sermaye harcaması planlaması: Envanter alımları için uygun bağlam olmadan, varlık arızalarının erken belirtileri gözden kaçar ve bütçe incelemeleri sırasında beklenmedik sürprizlerle karşılaşmak mümkündür.
• Yanlış kaynak tahsisi: Parçalar, arızalar ve performans hakkında net bir anlayış olmadan, insanları, parayı ve araçları en çok ihtiyaç duyulan yerlere tahsis etmek imkansız hale gelir.

Verimsiz İş Emri Süreçlerinin Etkisi

Zorluklara rağmen, iyi bir iş emri yönetimi önemli faydalar sağlar:

• Verimlilik artışı:İş emri süreçlerinin standartlaştırılması, bir şirketin üretkenliğini üç ayda %15 oranında artırmasını sağladı. Bu da teknisyenlerin görevlerine odaklanmaları için vardiya başına yaklaşık iki saat ekstra zaman kazandırdı.
• Azaltılmış arıza süresi: Başka bir kuruluş, bakım faaliyetlerini ve maliyetlerini iş emirleri aracılığıyla takip ederek arıza süresi maliyetlerini azalttı ve önemli tasarruflar sağladı.
• İyileştirilmiş varlık performansı: Veriler, iş emirlerinin optimize edilmesinin varlık performansında ortalama %50 artışa yol açabileceğini gösteriyor.

İş Emirleri Neden Daha Fazla İlgiyi Hak Ediyor?

İş emirleri rutin görevlerden daha fazlasıdır; bir şirketin operasyonel stratejisinin hayati bir parçasıdır. Her bir iş emri, düzgün bir şekilde bir araya getirildiğinde işinizle ilgili kritik bilgileri ortaya çıkaran çok daha büyük bir bulmacanın parçasını temsil eder. Ancak pek çok kuruluş bunu fark edememekte ve iş emirlerini stratejik araçlar yerine sadece idari görevler olarak görmektedir.

Gerçek şu ki, kötü yönetilen bir iş emri süreci sadece bakım ekibi için değil, tüm organizasyon için geniş kapsamlı sonuçlar doğurabilir. Doğru süreçler uygulanmadığı takdirde iş emirleri verimsizliğe, maliyet artışına ve hatta güvenlik risklerine yol açabilir.

Kötü İş Emirlerinin Domino Etkisi

Kötü iş emirleri sadece verimsizlikle sınırlı kalmaz; tüm operasyonunuzu sekteye uğratabilecek bir domino etkisi yaratır. Örneğin, doğru ve ayrıntılı iş emirleri olmadan, bakım ekipleri görevlerini etkili bir şekilde yerine getirmek için gerekli bağlamdan yoksun kalır. Bu da genellikle eksik veya yanlış onarımlara yol açarak ekipman arızalarına, üretim gecikmelerine ve nihayetinde mali kayıplara neden olur.

Bir vakada, bir şirket kötü iş emri uygulamaları nedeniyle önemli sorunlarla karşılaştı. Bakım ekibi, yapılan gerçek işin yalnızca bir kısmını kaydedebilmiş, bu da eksik envanter ve plansız duruş sürelerine neden olmuştur. Uygun dokümantasyon ve arıza analizi eksikliği, şirketin varlıklarını proaktif bir şekilde yönetmek yerine sürekli olarak yetişmeye çalıştığı anlamına geliyordu.

Başka bir şirket, vardiyalarının sonunda iş emirlerini yazmak için aşırı zaman harcayan çalışanların verimsizliği ile uğraştı. Bu sadece gerçek bakım için mevcut zamanı azaltmakla kalmıyor, aynı zamanda vardiyalar arasında iletişim boşlukları yaratarak sorunu daha da derinleştiriyordu.

İş Operasyonları Üzerindeki Daha Geniş Etki

Kötü iş emirlerinin etkileri bakım departmanının ötesine uzanır. Kayıtlar hatalı veya eksik olduğunda, farklı departmanlar arasında bir kopukluk yaratır. Finans, satın alma ve bakım departmanları farklı veri setleriyle çalışmak zorunda kalması mümkündür, bu da yanlış hizalanmış önceliklere ve etkisiz kaynak tahsisine yol açar.

Örneğin:

• İşletme Maliyetleri: Doğru olmayan iş emirleri, gereksiz parçaların fazla stoklanmasına veya kritik bileşenlerin eksikliğine neden olur ve her ikisi de işletme maliyetlerini artırır. Fazla envanter sermayeyi bağlarken, eksik parçalar maliyetli arıza sürelerine yol açar.
• Sermaye Harcaması Planlaması: Doğru iş emri verileri olmadan, varlıkların ne zaman arızalanacağını veya büyük onarımlar gerektireceğini tahmin etmek zordur. Bu öngörü eksikliği, sermaye harcama planlarının yetersiz finanse edilmesine ve beklenmedik harcamalara yol açar.
• Kaynak Tahsisi: Zayıf iş emri süreçleri, farklı tesislerin veya varlıkların gerçek ihtiyaçlarını gizleyerek personel, eğitim ve araçlar gibi kaynakların etkin bir şekilde tahsis edilmesini zorlaştırır.

İyi İş Emirlerinin Potansiyelini Ortaya Çıkarmak

İyi haber şu ki, etkili iş emri yönetimi işleri önemli ölçüde tersine çevirir. İş emri süreçlerini standartlaştırarak ve optimize ederek şirketler şunları başarır:

• Daha Yüksek Verimlilik: Basit iş emri süreçleri, teknisyenlere temel görevlerine odaklanmaları için zaman kazandırarak önemli verimlilik artışları sağlar. Örneğin, bir şirket iş emri sürecini iyileştirerek sadece üç ay içinde üretkenliği %15 oranında artırmıştır.
• Azalan Arıza Süresi: İyi yönetilen iş emirleri aracılığıyla bakım faaliyetlerini ve maliyetlerini takip eden şirketler kalıpları belirler, sorunları öngörür ve maliyetli arıza sürelerini azaltır. Bu proaktif yaklaşım önemli tasarruflar ve gelişmiş varlık güvenilirliği sağlar.
• Gelişmiş Varlık Performansı: Veriye dayalı iş emri yönetimi, şirketlerin bakım stratejilerini optimize etmelerine olanak tanıyarak daha iyi varlık performansı ve uzun ömürlülük sağlar. Ortalama olarak, şirketler iş emri temellerine odaklanarak varlık performansında %50’lik bir iyileşme görebilirler.

İş Emirleri için Güçlü Bir Temel Oluşturma

Tam olarak iş emrinin gücünden yarar sağlamak için güçlü bir temel oluşturmak çok önemlidir. Bu, her iş emrinin kapsamlı, doğru ve eyleme geçirmeye müsait olmasını sağlayan açık, standart süreçler oluşturmak anlamına gelir. Bu sayede iş emirleri bakım stratejinizde kritik bir varlık haline gelir, verimliliği artırır, maliyetleri azaltır ve genel iş performansını iyileştirir.

İş emri yönetimine yaklaşımınızı geliştirirken, her bir iş emrinin yalnızca tamamlanması gereken bir görev değil, operasyonlarınıza ilişkin içgörüler sağlayacak değerli bir veri parçası olduğunu unutmayın. Doğru yaklaşımla, iş emirleri işletmeniz için yeni verimlilik ve başarı seviyelerinin kilidini açmanıza yardımcı olur.

Sonraki Adımlar

“Bakım Yönetiminde İş Emirleri” hakkında yeterli bilgiyi aldınız mı?

 repairist, size yardımcı olmak için burada. Bakım Yönetim Sistemi hakkındaki sorularınızı yanıtlar aynı zamanda yazılımın temel özellikleri ve faydaları hakkında bilgi veririz.  repairist demosuna ulaşmanıza ve hatta ücretsiz bir deneme almanıza yardımcı oluruz.

 Aybit Teknoloji A.Ş.

Sıkça Sorulan Sorular