Yazılı politikalar bazen işe yaramaz gibi görünür. Ancak iyi yazılır ve uygulanırsa, bir varlık yönetimi politikası kuruluşunuza netlik ve verimlilik getirir. Varlıklar, bir şirketin sahip olduğu ve olumlu bir ekonomik fayda sağlamak için kullandığı kaynaklardır. Bir işletme sahibi olarak, hangi varlıklara sahip olduğunuzu, bunların konumlarını ve değerlerini bilmek önemlidir. Hissedarlarınız da şirket varlıklarının verimli bir şekilde kullanıldığını ve bakımının yapıldığını bilmek ister.
İyi bir varlık yönetimi politikası, varlıkların nasıl ele alınacağına ilişkin yapının oluşturulmasına yardımcı olur. Nasıl olduğunu görelim.
Neden bir varlık yönetimi politikasına ihtiyacınız var?
Varlık yönetimi politikası, işletmelerin yönetişim, kalite ve stratejik ihtiyaçlarını karşılamalarına yardımcı olan kapsayıcı, üst düzey bir belgedir.
Şirketin varlık sahipliği, kategorizasyon, kabul edilebilir kullanım ve planlı bakım gereksinimlerini ana hatlarıyla belirleyerek bir işletmenin tüm varlıkların bütünlüğünü ve kullanılabilirliğini nasıl koruyacağını belirler.
Büyük bir kuruluşta, belge hiyerarşisi kuruluşun stratejik planı ile başlar ve bu da bir varlık yönetimi politikasının geliştirilmesini sağlar.
Politikanın altında bir varlık yönetimi stratejisi yer alır. Stratejinin altında bakım politikası ve varlık yönetimi planları yer alır, son belgeler ise operasyonel stratejiler ve planlardır.
Bununla birlikte, küçük ve orta ölçekli kuruluşlar genellikle varlık yönetimi politikası, stratejisi ve planını tek bir belgede birleştirir. Burada tartışacağımız varlık yönetimi politikası bu düzeydedir.
Belge tüm çalışanlara şu şekilde yardımcı olur
Kurumsal hedeflerin vurgulanması
Varlık yönetimi politikaları, varlık yönetiminin neden önemli olduğunu ve işletmenin hedeflerine ulaşmasını nasıl desteklediğini açıklayan bir üst yönetim beyanı ile başlar.
Varlık takibi ve kontrolü için yol gösterici ilkelerin sağlanması
Politikadaki yönergeler varlıkların kayıt altına alınması sürecini açıklar ve bunların nasıl edinileceği, yönetileceği, muhafaza edileceği, değer biçileceği ve elden çıkarılacağını netleştirir. Çalışanlar, bir varlığın yaşam döngüsünün herhangi bir aşamasında, satın almadan varlık yönetimine ve elden çıkarmaya kadar belirli durumlarda kullanmaları gereken davranışlar ve yöntemler konusunda politikadan netlik isteyebilirler.
Bütçeleri ve varlıkla ilgili harcamaları yönetmenize yardımcı olur
Bir varlığın sadece satın alma fiyatı değil, tüm yaşam döngüsü maliyetleri dikkate alınmalıdır. Politika, bakım, tadilat, operasyonel kullanım, amortisman, finansman ve kullanım ömrü sonu varlık maliyetlerinin nasıl ele alınacağını ana hatlarıyla belirleyecektir. Standart bir sürece bağlı kalmak, sermaye projeleri için bir bütçe planlamanıza ve yatırım getirilerini hesaplamanıza yardımcı olacaktır.
Rol ve sorumlulukların atanması
Açıkça tanımladığınız roller ve sorumluluklarla, herkes varlık envanteri, tahsisi, satın alma, elden çıkarma veya bakımla ilgili ek bilgi veya talepler için kime başvuracağını bilecektir.
Bir varlık yönetimi politikasına neler dahil edilmelidir?
Varlık Yönetimi için küresel standart olan ISO 55001 ile uyumlu olmak istersiniz. Hatta sertifika almak almak istiyorsanız, standardın kendisi size rehber olacaktır. Size hangi öğelerin “sahip olunması gereken” olduğunu söyleyecek ve “sahip olunması güzel” olanları önerecektir.
Ancak belki de sertifikasyon umurunuzda değildir. Yine de yukarıda bahsedilen ISO standardını bir rehber olarak kullanabilirsiniz çünkü bir varlık yönetimi politikasına sahip olmak iyidir.
Belgeyi kısa tutun ve okuyucuları varlık listeleri veya yönetim planları gibi ayrı belgelere yönlendirin.
Unutmayın, tek bir belgede çok fazla bilgi olması belgeyi hantal hale getirir ve okunma olasılığı düşüktür!
Bu belgeyi birçok farklı şekilde yapılandırabilirsiniz. Bir giriş bölümü ile başlamanızı ve ardından politikanın ana hatlarını çizmenizi öneririz.
Giriş bölümü
Giriş bölümündeki paragraflar, yaygın olarak kullanılan terimlerin açıklığa kavuşturulmasına ve politikanın kapsam ve amacının tanımlanmasına hizmet etmektedir.
1) Hızlı bir genel bakış
Genel bakış bölümü varlık yönetiminin ne olduğunu ve neden önemli olduğunu kısaca açıklar. Bu bölümü kısa tutun. Tek amacı okuyucuları varlık yönetimi kavramıyla tanıştırmaktır. İki paragraftan fazla ise muhtemelen abartmışsınızdır.
2) Politikanın amacı
Bu bölümde, politikanın neyi başarmayı planladığını açıklıyorsunuz. Politikanın amacının, kurumsal varlıkların verimli ve etkili yönetimi için kılavuz ilkeler ve prosedürler sağlamak olduğunu açıklayın.
3) Politikanın kapsamı
Kapsam bölümünü yazarken, politikanın geçerli olduğu kişilere, departmanlara veya işletmelere atıfta bulunursunuz. Çoğu şirkette bu bölüm, politikanın tüm şirket çalışanları için geçerli olduğunu belirten bir satırlık metinden oluşur.
4) Tanımlar
Poliçenizi okuyan herkes kullandığınız tüm terimleri anlamayacağı için her zaman bir tanımlar bölümünüz olsun. Bu tanımları ezbere bilen birinin bu bölümü doğruluk açısından iki kez kontrol ettiğinden emin olun.
Varlıklar, maddi, maddi olmayan, elden çıkarma ve kayıttan düşme gibi terimlere açıklık getirin. Bu bölümde, belirsizliğe veya yanlış anlaşılmaya açık olabilecek her türlü terimi açıklamalısınız.
Varlık yönetimi politikasının kendisi
Bu bölüm belgenin gerçek etidir. Önceki tüm bölümler okuyucuyu burada sunacağınız bilgiler için hazırlamıştır. Politika bölümünde aşağıdakileri açıklayacaksınız:
5) Sorumluluklar hakkında bir bölüm
Varlık yaşam döngüsünün tüm farklı aşamalarından kimin sorumlu olduğunu netleştirin. CMMS sahibi, satın alma, siparişler, kayıttan düşme, bakım ve değişikliklerin hepsi karar vermeyi gerektirecek pozisyonlardır. Bu nedenle kimin sorumlu olduğunu belirlediğinizden emin olun.
Mümkünse, bir kişi terfi ettiğinde veya şirketten her ayrıldığında politika belgesini değiştirmek zorunda kalmamak için kişinin adı yerine bir rol tanımı kullanın.
6) Varlık kategorizasyonu ve tanımlama
Bu paragrafta neyin varlık sayılacağını açıklayın. Çoğu şirket yalnızca belirli bir parasal eşiğin üzerindeki kalemleri aktifleştirir. Varlık etiketleriniz veya varlık alt kategorileriniz varsa dikkatli olun. Bu kategorizasyonun varlık yönetim sisteminizde nasıl çalıştığını açıklamak için burası uygun bir yerdir.
Bazı şirketler bu bölümü varlık ömürlerini ve amortisman kurallarını açıklamak için de kullanır. Ancak bu bilgiler sabit varlık kaydınıza giriş olarak daha uygun olacaktır.
7) Varlık elden çıkarma prosedürleri
Bu bölüm genellikle tüm paragrafların en büyüğünü oluşturur. Varlıkların elden çıkarılması hakkında bilinmesi gereken her şeyi ortaya koyun. Doldurulacak formları ve izlenecek prosedürü tanımlayın.
Nüanslara da değinin – seri numaralarının nereye ekleneceği, söz konusu yürürlük tarihleri vb. Mevzuatla ilgili sorunları, kimlerin dahil edileceğini ve elden çıkarma yöntemini ele aldığınızdan emin olun.
Örneğin, bazı şirketler varlıklarını elden çıkarmak için müzayedeleri kullanır. Hatta çalışanların kullanması gereken müzayede evini bile belirler.
8) Varlık devir prosedürleri
İşletmeniz birkaç coğrafi konumda faaliyet gösteriyorsa veya birden fazla departmanı vardır. Bir varlığı devretmeden önce izlenecek doğru süreci ve devrin gerçekleştiğini kime bildireceğinizi belirleyin. Bunun bütçe ve mali açıdan net sonuçları olacaktır.
9) Varlık onarım veya değiştirme yönergeleri
Bu paragraf fiziksel varlıkların onarılması veya değiştirilmesi konusunda nasıl karar verileceğini tavsiye etmektedir. Bazı politikalar onarım maliyetini – varlığın sermaye maliyetinin bir yüzdesi olarak – onarım ve değiştirme arasında bir eşik olarak kullanır. Diğerleri karmaşık hesaplamalar ve karar ağaçları kullanır.
Çoğu kuruluş son kararı tesis veya bakım müdürünün vermesini isteyecektir. Gerçekten pahalı bir varlıksa ve risk değerlendirmesi gerektiriyorsa, bakım direktörü ve diğer üst yönetim rollerinin karar sürecine dahil olması muhtemeldir.
10) Genel varlık bakım yönergeleri
Bakım paragrafı, yönetimin varlık bakımı konusundaki tutumunu, amacını ve varlık kontrolü için izlenecek yönergeleri ana hatlarıyla belirtir.
Birçok kuruluşun fiziksel envanterleri için halihazırda yazılı bakım politikası belgeleri olacaktır ve daha fazla bilgi için bunlara işaret edebilirler.
11) Hırsızlık ve kayıp durumlarında yapılması gerekenler
Burada, suç faaliyetinden şüphelendiğinizde başlatacağınız adımları netleştirmelisiniz. Polise başvurulup başvurulmayacağına ve sigorta ile irtibata geçilip geçilmeyeceğine karar vermekten kimin sorumlu olduğunu tanımlayın.
12) Varlık silme prosedürleri
Çoğu şirketin varlıkların silinmesi için katı süreçleri vardır. Bunları buraya kaydedin.
Kullanılacak formları, karar ve onay sırasını ve varlık kaydının güncellenmesinden sorumlu olanları ekleyin. Kontrol listeleri burada gerçekten yardımcı olacaktır.
13) Belge durumu
Yeni varlık yönetimi politikanızı, üst yönetim ekibinden bir üyenin politikayı imzalamasını sağlayın. Böylece, resmileştirin ve belge sürümünü kontrol ederek yayın tarihini gösterin.
Varlık yönetimi politikası 8 adımda nasıl yazılır?
Bir işletmenin varlık yönetimi politikasını nasıl yazdığı, içerdiği maddeler kadar önemlidir. Ayrıca taslak hazırlama sürecinin etkili olabilmesi için üst düzey yöneticilerin mutabakatını ve taahhüdünü gerektirir.
Adım 1: Üst düzey bir yönetim sponsoru belirleyin
Sponsor rolü göstermelik bir pozisyon değildir. Seçilen kişi, politikanın içeriğinden ve nihai taslağa ulaşmak için alınan kararlardan ve tartışmalardan tamamen haberdar olmalıdır. Ayrıca bunu tam olarak onaylamalı ve savunmalıdır.
Adım 2: Bir çalışma grubu kurun
Varlık yönetimi politika belgesi, ister emniyet, ister varlık yönetimi, isterse insan kaynakları ile ilgili olsun, üst yönetimin ilke ve yönergelerini temsil eder.
Bu nedenle, belgeyi geliştiren grup, belgenin içeriği üzerinde fikir birliğine varan üst düzey yöneticileri içermelidir. Finans ve operasyon departmanlarının temsil edildiğinden emin olun. Grubun her şeyi tartışması ve bir anlaşmaya varması için yeterli zaman tanıyın.
Adım 3: Belgenin yapısı ve neleri içereceği konusunda anlaşmaya varın
İyi bir politikanın testi, okunup okunmadığı ve anlaşılıp anlaşılmadığıdır. Yapıyı basit tutun ve bir kitap yazmayın. Jargondan kaçının ve sade bir dil kullanın.
Net bir yapıya sahipse, okunması kolaysa, gerekli tüm noktaları kapsıyorsa ve anlaşılabiliyorsa, iyi bir politika yazmayı başarmışsınız demektir.
Adım 4: Politika için bir iskelet taslağı hazırlayın
Mevcut bir kalite sisteminiz varsa, varlık yönetimi politikasının yapısını, ana hatlarını ve tasarımını bu kalite sistemi belgeleriyle uyumlu hale getirin. Bu, çalışanların belgeyi tanımasına ve anlamasına yardımcı olmanın basit bir yoludur.
Bir şirket stil kılavuzunuz varsa, bu şablona uygulayın. Tutarlı bir ton sağlamak ve sürüm kontrolünü yönetmek için bir yazar atayın.
Adım 5: Taslağı gözden geçirilmek üzere dağıtın
Politikanın ilk taslağını tüm departmanlara ve üst yönetime dağıtın. Böylece yorum ve istişareler için bir fırsat sunmuş olursunuz. Sürece ve nihai belgeye bir dereceye kadar katılım sağlarsınız. Ayrıca eklemeler veya değişiklikler talep eden ilginç bakış açıları kazanırsınız.
Adım 6: Uzman tavsiyesi alın
Kuruluşunuzun kayıtlar, elden çıkarmalar, bildirimler veya vergilerle ilgili yerine getirmesi gereken mali veya düzenleyici eylemler vardır. Varlık yönetimi politikanızın bu hükümlerle uyumlu olduğundan ve bu hükümleri içerdiğinden emin olun. Politikanızın ilgili tüm mevzuata uygun olduğundan emin olmak için uzman tavsiyesi alın.
Adım 7: Politikayı yazın ve taslak belgeyi dağıtın
Tamamlandıktan sonra, ilgili yöneticilerden kalan herhangi bir sorun veya endişe olmadığından emin olun. Belgeyi yayınlamaya hazır olduğunuzda, resmi versiyon olarak CEO tarafından imzalanmasını sağlayın.
Adım 8: Belgeyi dağıtın
Belgeyi her yöneticiye dağıtın ve personelin rehberlik alabilmesi için kopyaların merkezi olarak erişilebilir olmasını sağlayın. Herkesin politikayı aldığına ve okuduğuna dair imza attığından emin olun. Umarım, tüm paydaşların iş istasyonlarındaki dizüstü bilgisayarları veya bir mobil cihaz aracılığıyla erişebilecekleri dijital bir sürümünüz olacaktır.
Son olarak, değişiklikleri yayınlarken eski kopyaların kaldırılmasını/değiştirilmesini sağlayın. Bunun için tüm onaylı kopyaların konumunun bir kaydını tutun.
Sermaye yatırımlarınızı koruyun
Sermaye varlıkları bir kuruluşun değerinin önemli bir bölümünü oluşturur. Bunları takip etmek ve doğru şekilde yönetilmelerini, bakımlarının yapılmasını ve elden çıkarılmalarını sağlamak hayati önem taşımaktadır. Varlık yönetimi politikası, yönetimin sermaye varlıklarını idare etmek için uygulanması gerektiğine inandığı ilkeleri yayınlar.
Bir varlık yönetimi politikası yazmak gün içinde yapacağınız en heyecan verici şey olmayacaktır. Ancak, proaktif bir bakım stratejisi ile eşleştirildiğinde, kayıpları azaltmanıza, yasal düzenlemelere maruz kalmayı azaltmanıza ve sermaye yatırımlarınızın değerini en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacakır.
Sonraki Adımlar
Varlık Yönetimi Politikası hakkında yeterli bilgiyi aldınız mı?
repairist, size yardımcı olmak için burada. Bakım Yönetim Sistemi hakkındaki sorularınızı yanıtlayabilir aynı zamanda yazılımın temel özellikleri ve faydaları hakkında bilgi verebilir, repairist demosuna ulaşmanıza ve hatta ücretsiz bir deneme almanıza yardımcı olabiliriz. Aybit Teknoloji
